Regning
En regning er et andet ord for en faktura. Det er et dokument, der specificerer, hvilke varer eller ydelser der er leveret, samt prisen for disse. Regninger kan variere i form og størrelse, men inkluderer typisk oplysninger som beløb, forfaldsdato og betalingsbetingelser.
Hvad er en regning?
En regning er et dokument, eller en faktura, der fungerer som et betalingskrav fra sælgeren til køberen. Typisk indeholder en regning detaljer som beløb, forfaldsdato, specifikationer af de leverede varer eller tjenester, og betalingsoplysninger. Den bruges til at dokumentere transaktionen for begge parter.
Fakturatyper
Der findes mange forskellige typer af fakturaer, od de mest almindelige fakturatyper inkluderer:
- Forsyningsregninger: Elektricitet, vand og gas
- Husleje: Betales typisk månedligt
- Afdrag på lån og kreditkortregninger: Regelmæssige betalinger for at reducere gæld.
- Forsikringspræmier: Betalinger for forsikringer som bil-, bolig- og sundhedsforsikring.
- Telekommunikationsydelser: Abonnementsbetalinger for aviser, magasiner, internet, mobiltelefon, TV og andre streamingtjenester.
- Sundhedsregninger: Tandlægeregninger, optikerregninger og medicinske behandlinger.
Hvad skal en regning indeholde?
En regning skal tydeligt specificere alle relevante detaljer vedrørende den ydede service eller leverede vare. De krav, en fuld regning skal opfylde, inkluderer:
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Fortløbende nummer: En unik identifikation af fakturaen, der bygger på én eller flere serier.
- Sælgers momsregistreringsnummer: CVR-nummer eller SE-nummer.
- Sælgers navn og adresse
- Købers navn og adresse
- Beskrivelse af de leverede varer eller ydelser: Mængde og art.
- Leveringsdato: Hvis denne adskiller sig fra fakturaens udstedelsesdato.
- Pris pr. enhed uden afgift: Samt eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i enhedsprisen.
- Momsgrundlag: Gældende momssats og det momsbeløb, der skal betales.
- Samlet beløb: Inklusive moms.
Hvis varen eller ydelsen leveres, og der skal betales afgift i et andet EU-land, kan oplysninger om momssats og momsbeløb udelades, hvis afgiftsgrundlaget angives på anden vis.
Derudover kan dokumenter eller meddelelser, der ændrer eller henviser til den oprindelige faktura, også fungere som en faktura. Hvis en faktura skal annulleres, skal der udstedes en kreditnota til kunden.
Hvordan sender du en regning?
Virksomheder kan sende regninger på forskellige måder, herunder både elektronisk eller i papirform. De mest almindelige metoder inkluderer:
- Papirregning: Den traditionelle metode, hvor regningen sendes fysisk med posten. Dette er stadig en mulighed for mange private virksomheder og kunder.
- E-faktura: En elektronisk faktura, der sendes via e-mail i et digitalt format, såsom PDF. Dette er en hurtigere og mere miljøvenlig metode sammenlignet med papirregninger.
- Webbaserede online fakturaer: Mange virksomheder bruger online faktureringssystemer, hvor regninger oprettes og sendes gennem webbaserede platforme. Disse systemer kan ofte integreres med virksomhedens regnskabssoftware.
- Mobile apps: Brug af mobilapps til at oprette og sende regninger direkte fra en smartphone eller tablet. Dette er praktisk for små virksomheder og freelancere, der ofte er på farten.
Det er vigtigt at bemærke, at det ikke længere er muligt at sende en regning med posten til en offentlig institution. I stedet skal der udarbejdes en EAN-faktura (European Article Number), som sendes elektronisk via et EAN-nummer, der identificerer den offentlige institution i faktureringssystemet. Dette sikrer en mere effektiv og sikker behandling af regninger til offentlige enheder.
Opbevaring af regninger
Det er lovpligtigt, at regninger opbevares i 5 år. Derfor skal der altid laves to kopier af en regning, der bliver sendt ud til en kunde. Den ene kopi sendes til kunden, mens den anden kopi opbevares af virksomheden som dokumentation.
Dette sikrer, at virksomheden kan fremvise de nødvendige bilag i forbindelse med revision eller kontrol fra skattemyndighederne.
Betalingsmetoder
Som virksomhed er det dig der bestemmer, hvilke betalingsmetoder du ønsker betaling på. Det er dog vigtigt, at du imødekommer kunders behov og vælger fleksibilitet. Herunder er nogle af de mest almindelige betalingsmetoder:
- Bankoverførsel - En sikker og pålidelig måde at overføre penge direkte fra én bankkonto til en anden.
- Checkbetaling - Selvom mindre almindelig i dag, bruges checks stadig af visse virksomheder.
- Kontant betaling - En simpel og direkte metode, men kræver fysisk møde og kvittering.
- Postanvisning - En ældre metode, ofte brugt i situationer, hvor elektronisk betaling ikke er mulig.
- Automatisk fakturering - Automatiserede systemer sender og modtager fakturaer uden manuel indblanding.
- Mobilbetalinger - Apps som MobilePay og Apple Pay tillader betalinger via smartphone.
- Online betalingsplatforme - Systemer som PayPal og Stripe tilbyder sikrede transaktioner globalt.
- Direct Debit - Gør det muligt at trække penge automatisk fra kundernes bankkonti.
Digitaliseringen af betalingssystemer gør det muligt at håndtere regninger hurtigt og effektivt. Disse løsninger reducerer risikoen for fejl og sparer tid. Derudover kan de integreres med regnskabssystemer for at forbedre administrationen.
Vigtige råd
- Angiv betalingsoplysninger tydeligt på fakturaen: Det gør det lettere for kunden at betale til tiden og mindsker risikoen for forsinkede betalinger.
- Tilbyd forskellige betalingsmuligheder: Dette forbedrer cash flow og tilfredsstiller forskellige kundebehov.
