Kreditnota

En kreditnota er en skriftlig bekræftelse, der udstedes af en leverandør til en køber ved justering af en tidligere faktura. Kreditnotaen kan være en fuldstændig eller delvis tilbagebetaling af det beløb, der er betalt for varer eller tjenester i en tidligere faktura.

Hvad er en kreditnota?

En kreditnota er en skriftlig anerkendelse fra sælgeren til køberen om reduktion eller annullering af et beløb, der skal betales. Den udstedes normalt i tilfælde, hvor der er blevet opkrævet eller faktureret for meget fra sælgerens side, eller hvis der opdages fejl i den oprindelige fakturering.

Hvorfor udarbejde en kreditnota?

Formålet med en kreditnota er at justere den samlede betaling og opretholde korrektheden i regnskabet mellem køberen og sælgeren. Notaen udarbejdes i forskellige situationer inden for en handel mellem sælger og køber, og der er flere grunde til at oprette en kreditnota, herunder:

• - Fejlkøb fra kundens side – Hvis kunden ved en fejl har købt varer eller tjenesteydelser, der ikke er nødvendige eller ønskede, kan en kreditnota udstedes for at annullere transaktionen.
• Fejl i fakturaen – Hvis der er fejl eller unøjagtigheder i den faktura, som kunden har modtaget, kan en kreditnota bruges til at rette op på fejlene og justere det skyldige beløb.
• Tilbagetrækning af handlen – I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at tilbagekalde en handel, f.eks. hvis der opstår uforudsete omstændigheder eller problemer med de leverede varer eller tjenesteydelser. En kreditnota bruges til at annullere handlen og returnere betalingen.
• Forkert antal eller defekte varer – Hvis det fakturerede antal varer, er større end det faktiske antal leverede varer, eller hvis de leverede varer har mangler eller defekter, kan en kreditnota udstedes for at kreditere køberen for de manglende eller defekte varer.
• Prisjusteringer eller rabatter – Hvis der er aftalt prisjusteringer eller rabatter efter faktureringen, kan en kreditnota bruges til at reducere det skyldige beløb og afspejle de korrekte priser eller rabatter.

Det er vigtigt at udarbejde en kreditnota i sådanne situationer for at sikre korrekt bogføring og regnskabsmæssig nøjagtighed.

Hvilke krav stilles til en kreditnota?

En kreditnota skal indeholde oplysninger om den oprindelige faktura og de specifikke justeringer, der er foretaget. Ved udstedelse af notaen skal følgende oplysninger angives;

• Datoen for udstedelse.
• Køberens og sælgerens navne og kontaktoplysninger.
• Fakturanummeret, der korrigeres.
• Det beløb, der krediteres, og en beskrivelse af årsagen til krediteringen.
• Eventuelle referencer til den oprindelige faktura eller transaktion, som kreditnotaen vedrører.

Når en kreditnota er udstedt, skal køberen sørge for at opdatere deres regnskaber og bogføring i overensstemmelse hermed.

Hvem har ansvaret for kreditnotaen?

I enhver handel er det sælgerens ansvar at udarbejde og udstede en kreditnota, når der er behov for ændringer i fakturaen. Det er også sælgers ansvar at sikre, at køberen modtager en kopi af kreditnotaen.

Når det kommer til betaling, afhænger det af aftalen mellem køber og sælger. Pengene kan returneres kontant, overføres til køberens bankkonto eller krediteres som et tilgodehavende til køberen. Normalt anvender sælger samme betalingsmetode, som køberen har brugt i den oprindelige handel.

Selv hvis køberen ikke betaler den oprindelige faktura, skal der stadig udstedes en kreditnota for det beløb, der blev faktureret. Dette neutraliserer handlen og bringer regnskabet tilbage i balance.