Online faktura

En online faktura er et dokument, der udstedes online til en kunde, når kunden køber en varer eller tjenesteydelse hos en virksomhed. Det er altså en digital og automatiseret måde, som en virksomhed kan bruge til at sende fakturerer til sine kunder. Det erstatter fysiske fakturaer på papir. 

Hvad er en online faktura?

Med en online faktura kan man digitalt udstede en faktura til sine kunder. På den måde kan virksomheder oprette, sende eller modtage fakturaer online. Det betyder, at virksomheden undgår at skulle sende fakturer i papirform til sine kunder.  

Du kan læse mere om, hvad en faktura er, her.

Krav til online faktura – hvad skal den indeholde?

En online faktura skal opfylde de samme krav, som hvis det var en fysisk faktura. Det vil sige, at der er krav til det indholdsmæssige af fakturaen for, at den anses for gyldig. Fakturaen skal indeholde følgende:

• Fakturanummer
• Dato for fakturering (den dato, hvor fakturaen sendes til kunden)
• Navn, adresse og CVR-nummer på sælgeren
• Navn og adresse på køberen (hvis køberen er en virksomhed, skal virksomhedens CVR-nummer angives. Hvis køberen er fra EU, skal køberens EU momsregistreringsnummer medtages)
• Art, pris og mængde af varer i faktureringen
• Momsgrundlaget
• Størrelsen på momsbeløbet (hvis dette ikke angives, må man ikke fratrække momsen)
• Det samlede beløb

Hvem kan bruge online fakturaer?

I princippet er det muligt for alle virksomheder at benytte sig af digitale fakturer. I sidste ende er det op til virksomhederne selv, om de vil sende deres faktura fysisk eller online til deres kunde. Dette gælder dog ikke for danske offentlige institutioner, som kun kan modtage online fakturer.  

Hvad er fordelene ved online faktura?

Der er mange fordele ved at anvende online fakturer. Nogle af fordelene er bl.a. følgende:

• Effektivisering og tidsbesparelse: Man mindsker behovet for manuelt at skulle udfylde og sende fakturerer. Det vil sige, at man effektiviserer processen ved at anvende elektronisk fakturering fremfor manuelt at skulle udskrive og sende fakturer.
• Færre omkostninger: Ved at fakturere online mindsker man behovet for at sende papirfakturer, hvilket betyder, at virksomheden sparer penge på bl.a. papir, porto og lignende.
• Adgang til fakturaerne: Når virksomhederne anvender online programmer til at fakturere, betyder det, at virksomhederne hurtigt kan få adgang til sine fakturerer elektronisk. Det bliver dermed lettere for virksomhederne at tilgå fakturaerne og svare på spørgsmål.
• Miljø: Virksomheden påvirkning på miljøet formindskes, når virksomheden mindsker forbruget af papir.

Lav faktura online – hvordan gør man?

Man kan udarbejde en faktura online gennem forskellige online fakturaprogrammer eller benytte sig af skabeloner online. Hvis man laver sin faktura gennem et online fakturaprogram, kan man nemt udfylde sin faktura online og sikre, at alle fakturaerne opbevares ét sted. Hvis man fakturerer via fakturaskabeloner, undgår man at indtaste alle oplysninger hver gang, fordi skabelonen på forhånd indeholder de nødvendige oplysninger.  

Online faktura eller elektronisk faktura – hvad er det?

Det er vigtigt at være opmærksom på, at der er forskel på online fakturer og en elektronisk faktura (e-faktura). En online faktura sendes som PDF-fil til kunden, hvilket bl.a. kan ske via e-mail- Elektronisk fakturering laves i et andet format, f.eks. OIOUBL, som man bl.a. skal bruge, hvis man sender fakturerer til det offentlige.

Du kan læse mere om e-fakturaer her eller OIOUBL her.