Fakturascanning

Fakturascanning refererer til processen med at konvertere fysiske papirfakturaer til digitale formater. Formålet med fakturascanning er at effektivisere håndteringen af fakturaer ved at gøre dem elektronisk tilgængelige i virksomhedens regnskabssystem eller faktureringssoftware.

Hvad er en fakturascanning?

En fakturascanning refererer til processen med at konvertere papirfakturaer til elektronisk form. Det indebærer brug af scanningsudstyr til at omdanne den fysiske faktura til en digital fil, som kan gemmes og behandles elektronisk. Nogle virksomheder foretager scanningerne selv, mens andre virksomheder henter hjælp udefra.

Hvordan fungerer fakturascanning?

Her er de grundlæggende trin i en typisk fakturascanningsproces:

• Indsamling af fakturaer – Fysiske papirfakturaer indsamles fra leverandører eller modtaget via post.
• Scanning – Papirfakturaerne scannes ved hjælp af en scanner eller multifunktionsenhed, der konverterer det fysiske dokument til en digital billedfil.
• Optisk tegngenkendelse (OCR) – OCR-software anvendes til at analysere billedfilen og identificere tekst og numeriske oplysninger på fakturaen, såsom datoer, beløb, fakturanumre og leverandøroplysninger.
• Dataudtræk – OCR-softwaren ekstraherer de identificerede oplysninger fra fakturaen og konverterer dem til elektronisk format, såsom Excel-ark eller XML-filer.
• Validering – De ekstraherede oplysninger kontrolleres for nøjagtighed og sammenlignes med den oprindelige faktura for at sikre korrekt overførsel.
• Integration – De digitaliserede fakturadata kan integreres direkte i virksomhedens regnskabssystem eller faktureringssoftware, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for fejl ved manuel indtastning.

Fordele er der ved fakturascanning

Fakturascanning giver flere fordele, herunder:

• Effektivitet – Automatisering af fakturabehandling sparer tid, da dataudtræk og indtastning foregår hurtigere end manuelt arbejde.
• Nøjagtighed – OCR-softwaren er designet til høj nøjagtighed, hvilket reducerer risikoen for menneskelige fejl ved manuel indtastning.
• Arkivering og søgning – Digitale fakturaer kan let gemmes, arkiveres og søges efter, hvilket gør det nemt at finde specifikke fakturaer eller oplysninger.
• Miljømæssige fordele – Reduktionen af papirforbrug bidrager til en mere miljøvenlig tilgang.
• Automatiseret workflows – Digitalisering af fakturaer kan integreres i automatiserede arbejdsprocesser, der letter godkendelses- og betalingsflow.

Fakturascanning er især værdifuldt for virksomheder med et stort antal fakturaer, da det bidrager til at forbedre processens hastighed, nøjagtighed og effektivitet.