Kørselsregnskab

Et kørselsregnskab er en detaljeret oversigt eller dokumentation, der indeholder oplysninger om en persons eller en virksomheds erhvervsmæssige kørsel og de relaterede udgifter. Formålet med et kørselsregnskab er at spore og registrere alle aspekter af kørslen, så disse udgifter kan tilbagebetales som en kørselsgodtgørelse.

Hvad er et kørselsregnskab?

Et kørselsregnskab er en detaljeret oversigt over alle de udgifter, som en person eller virksomhed har i forbindelse med erhvervsmæssig kørsel. Det kan være alt fra transport til og fra arbejdspladsen til kørsel i forbindelse med møder, kundebesøg eller andre arbejdsrelaterede aktiviteter.

Formål

Formålet med et kørselsregnskab er at dokumentere og opgøre de faktiske udgifter til kørsel, så det er muligt at få godtgørelse eller fradrag for disse udgifter i forbindelse med skatteberegning. Udgifterne tilbagebetales som en godtgørelse, der går under navnet kørselsgodtgørelse eller befordringsgodtgørelse.

Hvem udbetaler kørselsgodtgørelsen?

Det er op til den enkelte arbejdsgiver at udbetale kørselsgodtgørelse, ligesom personen også selv beslutter, om de vil følge Skattestyrelsens offentlige satser. Uanset om der vælges højere eller lavere satser, skal arbejdsgiveren dog kontrollere og indberette oplysningerne på Skat.dk via selvbetjeningsløsningen eIndkomst.

Hvordan holder du regnskab over kørslen?

Der er ingen faste krav til, hvordan du skal føre regnskab, men i dag er der mange digitale værktøjer til rådighed. Disse gør det nemt at opretholde et nøjagtigt regnskab og undgå fejl og forglemmelser.  

Her er nogle måder at holde kørselsregnskab på:

• Kørebog – En kørebog findes i papirform eller digital version, der gør det let at indtaste oplysninger om dato, formål, rute og kilometerafstand.
• Excel-ark – Arket giver dig mulighed for at organisere kørselsoplysninger og udføre beregninger, når det er nødvendigt.
• Skemaer – Skattestyrelsen tilbyder skabeloner til kørselsregnskab, som du kan downloade og udfylde manuelt. Skemaerne indeholder de nødvendige felter til at dokumentere kørslen.
• Apps – Der er udviklet apps, der automatisk kan registrere og gemme oplysninger om kørselsbegivenheder ved hjælp af GPS-teknologi.

Hvad skal dit kørselsregnskab indeholde?

Loven stiller en række krav til arbejdsgiveren om dokumentation og kontrolpligt, mens medarbejderen er fritstillet til at føre regnskab over sin kørsel. Det anbefales dog, at medarbejderen også fører kørselsregnskab.  

Et kørselsregnskab skal indeholde følgende oplysninger:

• Kørslens formål – Formålet skal være i arbejdsregi (kørsel til og fra arbejde, forretningsmøder, besøg hos leverandører eller andre arbejdsrelaterede aktiviteter).
• Kørslens mål med eventuelle delmål – Startpunkt, slutpunkt samt eventuelle stop undervejs skal angives.
• Dato for kørslen – Datoerne for hver kørselsbegivenhed.
• Kilometertal – Registrering af det samlede antal kilometer, der er kørt.
• Beregning af afstand efter satser –
• Kørslen foregår i medarbejderens eget køretøj – Her angives oplysninger som medarbejderens navn, adresse, cpr-nummer og nummerplade på køretøjet.

Et nøjagtigt og detaljeres kørselsregnskab er afgørende for at kunne dokumentere erhvervsmæssig kørsel og ansøge om skattefri kørselsgodtgørelse.

Satser

Skat offentliggør hvert år satserne for kørselsgodtgørelse, og det er disse satser, kørselsregnskabet bygger på. Satserne for befordringsgodtgørelse fremgår herunder:

Taksterne for 2024

• 0-20.000 km per år – 3,79 kr. per km.
• Over 20.000 km per år – 2,23 kr. per km.

Taksterne for 2023

• 0-20.000 km per år – 3,70 kr. per km. 
• Over 20.000 km per år – 2,17 kr. per km. 

Eksempel på beregning

Ali arbejder i en virksomhed, og han bruger sin egen bil til at køre til og fra arbejde. Han har kørt i alt 15.000 kilometer i løbet af et skatteår. For at beregne sin kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel, skal Ali bruge de gældende satser for 2024:

Egen bil/motorcykel op til 20.000 km/år: 3,79 kr./km

Først beregner Ali kørselsgodtgørelsen for de første 15.000 kilometer ved den relevante sats:kørselsgodtgørelse for de første 15.000 km = 15.000 km x 3,79 kr./km = 56.850 kr.

Da Ali ikke har overskredet 20.000 kilometergrænsen for erhvervsmæssig kørsel, er hele beløbet skattefrit. Så Ali kan modtage en skattefri kørselsgodtgørelse på 56.850 kr. for det pågældende skatteår.

Skema til kørselsregnskab

Du kan hente en standard skema til kørselsregnskab på Skattestyrelsens hjemmeside som PDF eller Word-fil her.