Hvad er compliance, og hvorfor er det vigtigt?
Hvis du slår compliance op, får du definitionen: ”overholdelse af regler, efterlevelse af retningslinjer”. Og det er i bund og grund også, hvad det handler om. Din virksomhed er compliant, når den overholder love, standarder og etiske normer både i forhold til interne retningslinjer og eksterne krav.
Det gør dig i stand til at sikre høj kvalitet, tillid og gennemskuelighed både i forhold til dine produkter, tjenester samt databehandling. Og hvem ønsker ikke det? Lad os dykke ned i, hvad compliance betyder, samt hvordan du kan udføre det i din virksomhed.
- Hvad er compliance?
- Hvorfor er compliance vigtigt?
- Hvordan udfører man compliance?
- 10 trin til effektiv compliance
- Derfor skal strategien løbende overvåges
Hvad er compliance?
Begrebet compliance refererer til de processer, din virksomhed følger for at overholde alle regler og love gældende for netop din branche. Det handler derfor om at holde sig opdateret om nye krav samt sørge for at have dokumentation for, at de overholdes.
Compliance betyder, at du sikrer, at både virksomhed og medarbejdere følger samtlige love, standarder og etiske praksisser – internt såvel som i branchen generelt. At være compliant dækker altså over både interne retningslinjer og lovmæssige krav, og er en vigtig brik i forhold til håndhævelse af virksomhedens værdier både inden og uden for arbejdspladsen.
Der kommer konstant nye regler og love, som virksomheder skal sørge for at efterleve. Derfor er det vigtigt at blive ved med at fokusere på compliance, selvom det kan virke som en kompliceret opgave. I det lange løb vil det dog spare din virksomhed for ekstraomkostninger og minimere risici.
Hvorfor er compliance vigtigt?
Der er mange grunde til, at compliance er vigtigt. Overordnet set er den primære hensigt dog enkel: at identificere samt undgå potentielle hurdler, der kan have alvorlige konsekvenser for din virksomhed. Ikke mindst økonomisk.
Ikke nok med, at det minimerer risici og opretholder et positivt omdømme, men det sørger også for, at medarbejderne behandler hinanden godt. Desuden anses en compliant virksomhed også ofte for at være en professionel virksomhed. Det skaber tillid hos forbrugerne og kan derfor også have stor betydning for kundeloyaliteten.
Nogle af de vigtigste fordele er:
- Juridisk beskyttelse: Hvis din virksomhed ikke overholder lovgivningen, kan det resultere i juridiske problemer, bøder, strafafgifter og retssager. Det gælder også internt i forhold til for eksempel arbejdsretlige love. Her er det blandt andet vigtigt for at undgå, at din virksomhed bliver sagsøgt for krænkelser af arbejdstagers rettigheder.
- Økonomisk stabilitet: Dårlig compliance kan have alvorlige økonomiske konsekvenser for en virksomhed. En bøde eller strafafgift kan eksempelvis være så stor, at det er svært at finde midlerne til at betale. Eller det kan resultere i midlertidig eller permanent tab af licenser og tilladelser, hvilket også kan have stor påvirkning på økonomien.
- Omdømme og tillid: Det er enormt vigtigt at opbygge og opretholde tilliden fra kunder, investorer og andre interessenter. Hvis en virksomhed bliver kendt for at bryde regler og love, kan det skade omdømmet.
- Effektivitet: Driften i din virksomhed kan have stor gavn af, at der er klare og tydelige retningslinjer, da det kan strømline arbejdsprocesserne og dermed øge effektiviteten.
Hvordan udfører man compliance?
Første skridt ved compliance er at identificere, hvilke love der er relevante for din virksomhed. Dernæst skal der udarbejdes politikker og retningslinjer for, hvordan I overholder disse. Og endelig gælder det om løbende at overvåge og opdatere processerne.
Ansvaret for overholdelse af regler og love ligger som udgangspunkt hos ledelsen. Dog ansætter flere og flere store virksomheder ofte en compliance manager eller et helt team, der kan stå for det. Hvis du har en mindre virksomhed, kan du eventuelt selv håndtere opgaverne, så længe du holder dig ajour med de gældende regler.
Arbejdet med compliance går blandt andet ud på at kunne besvare disse spørgsmål:
- Hvilke love og reguleringer gælder for vores virksomhed?
- Hvordan sørger vi for at overholde disse love?
- Hvordan overvåger vi, om vi overholder lovene?
- Hvordan dokumenterer vi overholdelsen?
- Hvorfor har vi valgt denne indgangsvinkel?
- Er vi opmærksomme på ændringer i lovgivning og branchestandarder?
- Hvordan kan vi forbedre vores processer fremover?
- Hvordan undgår vi, at virksomheden bliver brugt til ulovlige aktiviteter?
10 trin til effektiv compliance
Implementering af compliance er ikke klaret på en nat. Det kræver tid og engagement, men er essentielt for at sikre, at din virksomhed overholder lovgivningen og beskytter sine interesser. På lang sigt er det hele investeringen værd.
Det kan imidlertid være lidt af en mundfuld at gå i gang med, så vi har lavet denne trinvise vejledning:
- Identificér de vigtigste områder: Find frem til de vigtigste regler og reguleringer for din virksomhed. Det kan for eksempel være skatteregler, arbejdsretlige love, miljøstandarder, produktkvalitetskontrol, forbrugerbeskyttelse eller andet.
- Udnævn ansvarlige: Udpeg en eller flere personer, der skal lede, administrere, koordinere samt overvåge overholdelse af reglerne.
- Etablering af politikker: Sørg for, at retningslinjerne er tydelige og beskriver, hvordan virksomheden skal overholde de identificerede love og regler.
- Risikovurdering: Definér potentielle udfordringer og prioritér dem, så I kan fokusere ressourcerne på de mest kritiske områder.
- Medarbejderuddannelse: Samtlige medarbejdere skal både lære samt forstå virksomhedens retningslinjer. Det er blandt andet vigtigt for at minimere risikoen for overtrædelser.
- Kontrol: Med en systematisk overvågningsproces kan du sikre, at alle procedurer bliver fulgt. Det kan for eksempel omfatte regelmæssige interne revisioner eller eksterne tilsyn afhængig af din virksomheds størrelse.
- Rapportering: Etablér et system, så potentielle overtrædelser kan blive rapporteret. Sørg for, at der er klare procedurer for dette samt træf passende foranstaltninger for håndtering af overtrædelser.
- Opdatering og tilpasning: Overvåg lovgivningsændringer og justér virksomhedens politikker i overensstemmelse hermed. Det kræver regelmæssig opdatering at kunne garantere overholdelse.
- Skab en fællesfølelse: Kommunikér virksomhedens værdier og forventninger klart til alle medarbejdere. Sørg for at skabe konsensus inden for virksomheden, hvor overholdelse af love og regler prioriteres samt opmuntres.
- Ekspertrådgivning: Hvis der er nogen som helst tvivl, er det en god idé at opsøge juridisk rådgivning eller vejledning fra en specialist, så du er sikker på, at din virksomhed overholder alle relevante love og regler.
Derfor skal strategien løbende overvåges
Vi lever i en tid, hvor regler og anbefalinger ofte strammes eller udvikles til lovpligtige krav. Samtidig straffes overtrædelser stadigt hårdere. Derfor bør arbejdet med compliance omfatte hyppig overvågning samt evaluering.
Ved at foretage jævnlig kontrol kan du sikre dig, at din virksomheds strategi forbliver aktuel og effektiv. Derudover har du også mulighed for at opdage områder, hvor I kan forbedre jeres politikker og retningslinjer for at minimere risici yderligere.
Alt i alt er implementering af en compliance-strategi en dynamisk proces. Men ved at være proaktiv og konstant evaluerende kan små som store virksomheder bevare en stærk position inden for deres branche.