Compliance

Compliance er en samling af regler og standarder, som en virksomhed skal overholde for at undgå juridiske og finansielle konsekvenser. Reglerne og kravene til virksomheder ændrer sig konstant, og derfor er det vigtigt, man er opmærksom på de gældende krav.

Hvad betyder compliance?

Compliance betyder at man som virksomhed skal sørge for, at man overholder en række regler og retningslinjer. Begrebet dækker altså over virksomhedens proces for, hvordan virksomheden og dennes medarbejdere skal overholde de regler og normer, der gælder for dennes område.

Eksempel: Reglerne for GDPR eller industristandarder.

Som virksomhed skal man dog hele tiden skal holde øje med nye krav og regler, man skal tilpasse sig efter. Reglerne ændres konstant, og det er vigtigt, at virksomheden følger med og foretager de fornødne ændringer, og at de har dokumentation til at understøtte ændringerne.

Hvorfor er det vigtigt for din virksomhed?

Der er flere formål med, at en virksomhed skal være compliant, herunder at virksomheden:

• Kan identificere og kontrollere risici
• Kan forhindre eventuelle overtrædelser af reglerne, standarder, m.m., fordi medarbejderne kender til reglerne
• Kan forhindre svindel, misbrug eller økonomisk kriminalitet, fordi virksomheden i højere grad har fokus på at nedbringe sådanne handlinger
• Forbedrer kommunikationen internt på arbejdspladsen, fordi medarbejderne har konkrete mål at fokusere på
• Sikrer at både medarbejderne og kunderne bliver behandlet efter gældende regler, f.eks. at deres persondata bliver beskyttet

Sådan sikrer du, at din virksomhed overholder lovgivningen

Det lyder måske nemt, at en virksomhed bare skal overholde nogle regler for at være compliant. Der er dog mange andre trin, der også skal følges.

Virksomheden skal bl.a.:

• Fastlægge de love, der gælder for det område, virksomheden arbejder med
• Udarbejde en række interne retningslinjer, der fastsætter, hvordan virksomheden skal overholde de gældende regler
• Udarbejde en intern procedure, der fastlægger, hvordan virksomheden reelt skal udføre compliance-arbejdet. Dette er vigtigt, fordi det både hjælper medarbejderne til at overholde retningslinjerne. Derudover udgør proceduren virksomhedens dokumentation for, at virksomheden rent faktisk efterlever de gældende krav.

For at en virksomhed kan blive compliant, er der en række forhold, virksomheden skal overveje, herunder:

• Hvilke love er relevante for virksomheden?
• Hvordan kan vi sikre os, at virksomheden overholder lovene?
• Hvordan kan vi holde øje med, om lovene bliver overholdt i virksomheden?
• Hvordan skal vi foretage rapporter af, hvorvidt vi overholder lovene?
• Hvordan kan vi i fremtiden forbedre os?

Hvem har ansvaret for compliance?

Som udgangspunkt er det ledelsen, der er ansvarlige for compliance. Det vil sige, at det er bestyrelsen og direktionen, der skal sikre, at virksomheden overholder lovene. Det forekommer dog i store virksomheder, at man ansætter en medarbejder, der er complianceansvarlig, som i stedet overtager alle opgaver relateret til compliance.

Hvad er konsekvensen af at bryde reglerne?

Der er flere forskellige sanktioner ved, at man er i non-compliance. Det er derfor vigtigt, at man er compliant for at undgå følgende konsekvenser.

• Store bøder
• Strafferetlige anklager, hvis man ikke overholder den gældende lovgivning
• Virksomhedens omdømme
• Større økonomiske tab