Personalehåndbog

Fuld guide til personalehåndbog

I vores fulde guide herunder kan du blandt andet bliver klogere på, hvad en personalehåndbog bør indeholde.

1. Hvad er en personalehåndbog?
2. Hvad er en personalepolitik?
3. Er håndbogen et lovkrav?
4. Hvad skal den indeholde?
5. Personalehåndbog eksempel

Hvad er en personalehåndbog?

En personalehåndbog er et udarbejdet sæt af normer, værdier og etiske retningslinjer, der gælder for en virksomheds ansatte. Håndbogen kaldes også for en medarbejderhåndbog og udgives typisk elektronisk på virksomhedens hjemmeside, intranet eller i fysisk form. Hæftet inkluderer også organisationens personalepolitik.

Hvad er en personalepolitik?

Som supplement til medarbejderhåndbogen indeholder personalepolitikken de overordnede principper, regler og retningslinjer, som medarbejderne forventes at overholde. Mens personalehåndbogen beskriver de sociale forhold, så beskriver personalepolitikken de nærmere rettigheder og pligter, der gælder på arbejdspladsen.

Tilsammen udgør personalehåndbogen samt personalepolitikkerne et informationskatalog til de ansatte.

Er håndbogen et lovkrav?

Grundlæggende er der intet lovkrav om udarbejdelse af en personalehåndbog. En arbejdsgiver, eller ledelsen i en virksomhed, kan altså selv beslutte, om der skal være en medarbejderhåndbog i virksomheden. Alligevel kan det være hensigtsmæssigt at have en håndbog, da nogle politikker er lovbestemte.

Hvem skal udarbejde reglerne?

Normalt er det arbejdsgiveren alene eller ledelsen i selskabet, der bestemmer indholdet i hæftet. Den gode personalehåndbog kan ganske fornuftigt også inddrage de ansattes meninger og holdninger. Det giver nemlig tryghed og viser desuden en nærværende og god ledelse.

Hvad skal den indeholde?

Håndbogen kan oplyse mange punkter, da der ikke er noget krav til indholdet. Derfor kan arbejdspladsen tilføje alle nyttige og relevante informationer. Indholdet er typisk betingelser, der gælder i forlængelse af ansættelseskontrakten. Dog må der aldrig oplyses regler, der er i modstrid med eventuel lovgivning.

Personalehåndbog eksempel

Medarbejderhåndbogen kan sammenskrives med personalepolitikker eller opdeles og skrives særskilt. Husk, at der kan være forskellige formål med hæftet. Derfor er alle forhold ikke relevante for netop din virksomhed. Du kan også se eksempel på indholdet herunder:

10 punkter til det sociale arbejdsmiljø:

• Efteruddannelse
• Medarbejderudviklingssamtale (MUS)
• Arbejdstøj og beklædning, piercinger og tatoveringer
• Personalefester
• Telefonkultur
• Sprogbrug og omgangstone
• Medie- og pressepolitik
• Kriseplaner ved dødsfald og nødberedskab
• Personaleforening
• Anbefalinger og referencer ved opsigelse

10 punkter til personalepolitikker:

• Lønforhold, løntillæg, pensionsordning, lønforhandling og andre goder
• Ferie, ferielukning og feriefridage
• Sundhedspolitik og herunder rygepolitik, alkohol og andre rusmidler
• Tavshedspligt og fortrolighedspolitik
• Barsel og regler ved adoption
• Sygdom, orlov og barns sygedag
• Arbejdstid og overarbejde
• Mærkedage, jubilæum, bryllup og fødselsdage
• IT-politik, kontrol og overvågning
• Førstehjælpskursus og nødberedskab
• Arbejdsskade, arbejdsskadeforsikring og erhvervsforsikring

Hvad sker der, hvis reglerne overtrædes?

Personalehåndbogen er, ligesom en ansættelseskontrakt, bindende. Det betyder, at ansatte skal overholde alle regler og retningslinjer, der står skrevet i håndbogen. Ved overtrædelse kan medarbejderen i værste fald opsiges, retsforfølges eller opkræves erstatning.

Har du spørgsmål?

En god personalehåndbog er forebyggende og medvirkende til at skabe et godt arbejdsmiljø.  Der findes mange forskellige virksomhedsbehov. Derfor bør du søge hjælp til udarbejdelsen af organisations særlige ønsker. Dokument 24 kan hjælpe dig med at skræddersy en personalehåndbog, der passer til din organisation – også på engelsk.