Ejerbog

En e-håndbog om en ejerbog

Læs hvad du skal huske, når du skal oprette og opdatere din virksomheds ejerbog.

1. Hvad er en ejerbog?
2. Hvem skal oprette en ejerbog?
3. Hvad skal beskrives i en ejerbog?
   
4. Ejerbogens tilgængelighed
5. Registrer ejerforhold

Hvad er en ejerbog?

En ejerbog er en fortegnelse over alle virksomhedens anparter eller aktier. Det er din virksomheds dokumentation for, hvem der er virksomhedens ejere og eventuelle panthavere, samt hvor stor en andel af virksomheden de hver især ejer.

En panthaver skal forstås som en person eller et selskab, der har pant i en persons ejerandel, fordi vedkommende skylder panthaveren penge.

Hvem skal oprette en ejerbog?

Følgende selskabsformer har pligt til at føre en ejerbog:

• Aktieselskab (A/S)
• Anpartsselskab (ApS)
• Iværksætterselskab (IVS)

Som ejer af en af disse typer selskaber skal du derfor føre en ejerbog. Det er ledelsens, og derfor ofte dit ansvar, at der bliver oprettet en ejerbog, og at den løbende bliver opdateret, hvis ejerforholdene af virksomhedens anparter eller aktier ændrer sig.

Du bestemmer selv, om du personligt vil føre virksomhedens ejerbog, eller om du vil få andre til at stå for det. Hvis du vælger sidstnævnte mulighed, skal vedkommendes navn og adresse skrives ind i virksomhedens vedtægter.

Hvis du som virksomhedsejer undlader at føre ejerbog, kan du risikere bødestraf.

Hvad skal beskrives i en ejerbog

Ejerbogen skal, ifølge Erhvervsstyrelsens regler, indeholde oplysninger om følgende:

• Ejerens eller panthaverens samlede andele i selskabet.
• Ejerens eller panthaverens navn og bopæl. (For virksomheder skal der stå navn, CVR-nummer og hjemsted).
• Dato for erhvervelse, afhændelse eller pantsætning af kapitalandele og størrelsen på andelene.
• De stemmer, der er knyttet til kapitalandelene.

For at være ejer skal du være en selvstændig juridisk enhed som for eksempel en person eller et selskab. Enkeltmandsvirksomheder og personligt ejede mindre virksomheder kan derfor ikke være opført i ejerbogen som ejere af virksomheden.

Hvis virksomheden ejes af udenlandske personer eller virksomheder, skal der vedlægges dokumentation, som kan identificere ejerne.

Hvornår skal ejerbogen udarbejdes?

Du skal oprette din virksomheds ejerbog hurtigst muligt efter oprettelsen af virksomheden. I tilfælde af overdragelse af anparter skal dette registreres inden for 2 uger efter ejerskiftet eller pantsætningen.

Det er ejeren, der erhverver anparterne, som skal indberette overdragelsen inden for tidsfristen. For aktier er der ingen indberetningspligt ved ændringer.

Ejerbogens tilgængelighed

Din ejerbog skal ikke offentliggøres, men den skal være tilgængelig for blandt andet offentlige myndigheder og ejerne af anparts- og iværksætterselskaber. Medmindre virksomhedens vedtægter siger andet, har ejere af andre typer selskaber ikke adgang til virksomhedens ejerbog.

Ifølge Erhvervsstyrelsen skal ejerbogen gøres tilgængelig for:

• Offentlige myndigheder
  Ejerbogen skal kunne gøres tilgængelig, hvis en offentlig myndighed kræver det.
• Alle ejere af iværksætter- og anpartsselskaber.
• En medarbejderrepræsentant
  Dette gælder i selskaber, hvor medarbejderne er berettigede til at vælge repræsentanter til selskabets øverste ledelse, men hvor denne ret ikke er udnyttet.
• En medarbejderrepræsentant i øvrige danske koncernselskaber
  Hvis koncernens medarbejdere ikke har valgt medlemmer til selskabets øverste ledelse.

Ejerbog skabelon

Når du skal udarbejde en ejerbog, har du i princippet frit valg i forhold til selve formen. Ejerbogen kan derfor eksempelvis bestå af et Word-dokument, Excel-ark eller en notesbog. Det er helt op til dig.

Hvis du gerne vil have hjælp til at udarbejde din ejerbog, så tilbyder Erhvervsstyrelsen et digitalt værktøj. Det kan du finde her.

Del din ejerbog

Hvis du benytter Erhvervsstyrelsens digitale ejerbog, kan du dele den med andre ved at oprette et link til bogen. Det gøres på følgende måde:

• Log ind med din NemID-medarbejdersignatur
• Vælg din ejerbog ved at klikke på CVR-nummeret i oversigten
• Vælg ’Deling’ via menuen i toppen af siden
• Vælg imellem ’ubegrænset’ eller ’tidsbegrænset adgang’
• Opret link

Herefter kan du kopiere linket og sende det til de personer, der skal have adgang til din ejerbog.

Registrer ejerforhold

Udover at føre en ejerbog skal du også registrere, hvem der er de reelle og legale ejere af virksomheden i Det Offentlige Ejerregister. Formålet med denne registrering er at skabe gennemsigtighed om alle virksomheders ejerforhold. Dette minimerer risikoen for, at virksomheder bruges til eksempelvis skattesvig, hvidvask eller anden økonomisk kriminalitet.

Du kan registrere din virksomheds ejeforhold her.

Hvem er de legale ejere?

Hvis du ejer et iværksætterselskab, anpartsselskab eller aktieselskab, skal du registrere virksomhedens legale ejere. En person eller virksomhed betragtes som en legal ejer, hvis vedkommende har 5 % eller mere af din virksomheds kapital eller stemmeandele.

Alle legale ejere skal registreres med navn, adresse, CPR- eller CVR-nummer eller lignende dokumentation for udenlandske ejere. Derudover skal det registreres, hvor stor en andel vedkommende ejer. Hvis der ikke er nogen, som ejer over 5 %, så skal det registreres.

Hvem er de reelle ejere?

Hvis du ejer et interessentselskab, iværksætterselskab, anpartsselskab eller aktieselskab, skal du registrere virksomhedens reelle ejere. De reelle ejere er de personer, som direkte eller indirekte ejer eller kontrollerer en større ejer- eller stemmeandel i virksomheden.

Hvis din virksomhed er ejet af en anden virksomhed, er det ejerne af den virksomhed, der skal registreres som reelle ejere.

Selvom der ikke er fastsat en præcis grænse for, hvor stor denne andel skal være, så antager man normalt, at det kræver, at personen ejer mere end 25 % af virksomheden. Hvis andelen er mindre end 25 %, kan personen kun være reel ejer, hvis vedkommende udøver kontrol over virksomheden på en anden måde, som for eksempel hvis personen har vetoret eller ret til at udpege medlemmer af ledelsen.

Alle reelle ejere skal registreres med navn, adresse, CPR-nummer eller lignende dokumentation for udenlandske ejere. Derudover skal det registreres, hvor stor en andel vedkommende ejer, og om der er særlige ejerforhold, som betyder, at vedkommende udøver kontrol med virksomheden på andre måder.

Hvis der ikke er nogen reelle ejere, skal du i stedet registrere medlemmerne af virksomhedens ledelse.

Kan en reel ejer også være en legal ejer?

Hvis en person ejer mere end 25 % af din virksomheds kapital eller stemmeandele, så er personen både reel og legal ejer. En person, der for eksempel ejer 5 % af en virksomhed, kan også både være reel og legal ejer, hvis personen på anden vis har kontrol over virksomheden.

Hvis de reelle og legale ejere af din virksomhed er de samme personer, skal du blot registrere de samme oplysninger for begge typer ejerforhold.