Skriftlig advarsel til medarbejder

Fuld guide til skriftlig advarsel

Overvejer du at give en skriftlig advarsel til en medarbejder? Se hvordan du gør samt, hvad du skal være opmærksom på, så du er sikker på, at du følger alle retningslinjer.

Du kan også lave en skriftlig advarsel online via vores skabelon for kun 295 kroner ekskl. moms. Du sparer omkring 2.000 kroner i forhold til traditionelle advokater.

1. Hvad er en skriftlig advarsel?
2. Formål med advarslen
3. Hvornår skal man give en advarsel?
4. Hvor længe er den gyldig?
5. Hvordan skriver man en skriftlig advarsel?
6. Skabelon til skriftlig advarsel

Hvad er en skriftlig advarsel?

I ansættelses- og arbejdsretlig forstand er en advarsel en tilkendegivelse af et eller flere forhold ved en medarbejders adfærd eller præstation, som forventes ændret. Advarslen kan gives både mundtligt og skriftligt. Formålet er at gøre den ansatte bevidst om forholdene og forhåbentlig forbedre disse. 

Formål med advarslen

Formålet med den mundtlige eller skriftlige advarsel er, at medarbejderen kan rette op på sin adfærd eller præstation og på den måde undgå en eventuel afskedigelse. Det forholder sig nemlig sådan, at arbejdsgiver, på baggrund af advarslen, som yderste konsekvens kan afskedige medarbejderen.

Hvis medarbejderen har overtrådt retningslinjer i grov grad, kan medarbejderen alternativt bortvises eller opsiges.

Mundtlig påtale

En mundtlig påtale er egentlig det samme som en skriftlig advarsel, men med en lille forskel i praksis. En mundtlig advarsel er en form for løftet pegefinger. En mundtlig påtale er også sværere at dokumentere.

Eksempel: Jens driver restauranten Go' mad og har ansat Mette som tjener. Mette er normalt en vellidt medarbejder og kollega. De seneste 2 måneder har Jens dog modtaget henvendelser fra kunder, som enten i restauranten eller efterfølgende udtrykker utilfredshed med Mettes uhøflige betjening og service.

Jens trækker Mette til side og gør hende opmærksom på klagerne. Jens afslutter samtalen med at sige, at dette er en mundtlig advarsel og at han forventer en forbedring af Mettes adfærd overfor kunderne. 

Skriftlig advarsel

Til forskel fra en mundtlig advarsel er den skriftlige advarsel en formel indskærpelse af en medarbejders adfærd. En formel advarsel betyder, at den er bindende og i sidste ende har arbejdsretlige konsekvenser. Når medarbejderen modtager advarslen, skal medarbejderen kvittere for modtagelse.

Eksempel: Bagermester Svend har ansat Lise til at åbne den lokale bagerbutik i weekenderne. Svend oplever, at medarbejderen ofte møder for sent på arbejde. Det sker til trods for, at bagermesteren flere gange tidligere har advaret Lise om mødetiderne.

Svend har nu besluttet sig for at give Lise en skriftlig advarsel, hvor han også nævner, at manglende overholdelse af mødetiden fremadrettet vil føre til afskedigelse. Mette skal kvittere for modtagelsen af den skriftlige advarsel.

Hvornår skal man give en advarsel?

Virksomheder har forskellige politikker og forventninger til sine ansatte. Derfor vil grænsen for den acceptable adfærd eller præstation være forskellig. Situationer, der typisk medfører advarsler, er:

• Medarbejderen udfører utilfredsstillende arbejde – opfylder ikke de tildelte arbejdsopgaver.
• Medarbejderens arbejdsindsats er utilstrækkelig – lever ikke op til omsætning med videre.
• Medarbejderen overholder ikke mødetider – møder for sent på arbejde.
• Medarbejderen har et højt sygefravær – kommer for sent, går tidligt eller udebliver fra arbejde.
• Medarbejderen udviser samarbejdsvanskeligheder med kollegaer – negativ attitude.
• Medarbejderen overholder ikke personalepolitikker – overtræder rygepolitik med videre.
• Medarbejderen er illoyal overfor kollegaer, ledelse eller virksomhed – spreder dårlig omtale.

Hvor længe er advarslen gyldig?

Advarslens løbetid afhænger i høj grad af, hvor grov eller alvorlig en forseelse der er tale om. Ved små forseelser vil advarslen miste sin virkning i løbet af 4-6 måneder, mens alvorlige forseelser gælder i længere tid.

Hvordan skriver man en skriftlig advarsel?

Der er ingen specifikke krav til, hvordan en skriftlig advarsel skal se ud. Derfor kan indholdet variere. Du bør dog altså sørge for, at meddelelsen som minimum indeholder:

• En beskrivelse af det forhold virksomheden er utilfreds med.
• En beskrivelse af forventninger til medarbejderen.
• En beskrivelse af de ansættelsesretslige konsekvenser, hvis medarbejderen fortsætter den konkrete adfærd.

Skabelon til skriftlig advarsel

En skriftlig advarsel bør altid være konkret og forståelig, men indholdet vil til enhver tid variere. Herunder har vi samlet de vigtigste punkter, som en advarsel bør indeholde. Vores online skabelon til skriftlig advarsel indeholder nedenstående:

1. Dato for skriftlig advarsel
2. Oplysninger om medarbejder
3. Oplysninger om virksomhed
4. En beskrivelse af det specifikke problem hos medarbejderen
5. En konkretbeskrivelse af, hvilke ændringer man forventer hos medarbejder
6. En beskrivelse af virksomhedens tiltag til støtte for medarbejder
7. Angivelse af ansættelsesretslige konsekvenser, hvis adfærden forbliver uændret
8. Advarslens løbetid
9. Dato for opfølgningsmøde
10. Arbejdsgivers underskrift
11. Medarbejders underskrift

Kan medarbejder gøre indsigelse?

Hvis en medarbejder er uenig i grundlaget for advarslen, kan vedkommende gøre indsigelse. I så fald skal arbejdsgiver kunne fremlægge bevis for det utilfredse forhold hos den ansatte. Arbejdsgiver skal desuden følge op på den skriftlige advarsel, så den ikke mister sin gyldighed og forældes.  

Brug for hjælp?

Overvejer du at give en advarsel til en medarbejder eller er du nået til et punkt, hvor du måske overvejer en afskedigelse? Så kan det være fornuftigt at søge rådgivning først. Ved en uberettiget opsigelse eller bortvisning, kan det nemlig få store økonomiske konsekvenser for din virksomhed.

Hos Dokument 24 er vi altid klar til at hjælpe dig med juridisk råd og vejledning - kontakt os for en uforpligtende snak. Eller opret en skriftlig advarsel med det samme ved at klikke i boksen til højre.