Skriftlig advarsel

Forsinker din medarbejder sine arbejdsopgaver, møder for sent ind eller på anden vis udviser uacceptabel adfærd, kan du give medarbejderen en mundtlig eller skriftlig advarsel. Herunder kan du danne dig et overblik over, hvornår og hvordan du giver den ansatte en advarsel, og hvilke konsekvenser dette har.

  1. Hvad er en advarsel?
  2. Formål
  3. Hvornår skal man give en advarsel?
  4. Hvor længe er den gyldig?
  5. Hvordan skriver man en skriftlig advarsel?
  6. Skabelon til skriftlig advarsel

Hvad er en advarsel?

I ansættelses- og arbejdsretlig forstand er advarsel en tilkendegivelse af et eller flere forhold om en medarbejders adfærd eller præstation, som forventes ændret. Advarslen kan gives både mundtligt og skriftligt. Formålet er at bevidstgøre og forhåbentlig forbedre forholdene hos den ansatte. En advarsel kan være;

  • En mundtlig påtale
  • En skriftlig advarsel

Formål

Formålet med den mundtlige eller skriftlige advarsel er, at rette op på medarbejderens adfærd eller præstation, og derved undgå større sanktioner mod medarbejderen på sigt. Det er nemlig sådan, at en arbejdsgiver på baggrund af advarslen i yderste konsekvens kan;

  • Opsige medarbejderen
  • Bortvise medarbejderen

Læs mere om opsigelse af medarbejder her.

Læs mere om bortvisning af medarbejder her.

Mundtlig påtale

En mundtlig påtale er egentlig det samme som en skriftlig advarsel, men med en lille forskel i praksis. Her gives advarslen i form af en løftet pegefinger, derfor opfattes den som en mild og uformel udgave. En mundtlig påtale er også sværere at dokumentere.

Eksempel: Jens driver restauranten Go' mad og har ansat Mette som tjener. Mette er normalvis en vellidt medarbejder og kollega. De seneste 2 måneder har Jens dog modtaget henvendelser fra kunder, som enten i restauranten eller efterfølgende udtrykker utilfredshed med Mettes uhøflige betjening og service. Jens trækker medarbejderen til side og gør hende opmærksom på klagerne. Her vejleder han hende i, hvordan hun i fremtiden kan håndtere utilfredse kunder, men understreger på intet tidspunkt undervejs, at samtalen egentlig er en advarsel.  

Skriftlig advarsel

Til forskel fra en påtale er den skriftlige advarsel en formel indskærpelse af en medarbejders adfærd. En formel advarsel betyder, at den er bindende og i sidste ende har arbejdsretlige konsekvenser. Når medarbejderen modtager advarslen, skal personen også kvittere for at have modtaget denne.

Eksempel: Bagermester Svend har ansat Lise til at åbne den lokale bagerbutik i weekenderne. Svend oplever, at medarbejderen ofte møder for sent på arbejde. Det sker til trods for, at bagermesteren flere gange tidligere har advaret Lise om mødetiderne. Svend har nu besluttet sig for at give Lise en skriftlig advarsel, hvor han også nævner, at manglende overholdelse af mødetiden fremadrettet vil føre til bortvisning. Mette skal kvittere for modtagelsen af den skriftlige advarsel.

Hvornår skal man give en advarsel?

Virksomheder har forskellige forventninger og politikker til sine ansatte, derfor vil grænsen for den acceptable adfærd eller præstation være forskellig. Situationer der typisk medfører advarsler er når;

  • Medarbejderen udfører utilfredsstillende arbejde – opfylder ikke tildelte arbejdsopgaver.
  • Medarbejderens arbejdsindsats er utilstrækkelig – lever ikke op til omsætning m.v.
  • Medarbejderen overholder ikke mødetider – for sent fremmøde.
  • Medarbejderen har et højt sygefravær – kommer for sent, går tidligt eller udebliver fra arbejde.
  • Medarbejderen udviser samarbejdsvanskeligheder med kollegaer – negativ attitude.
  • Medarbejderen overholder ikke personalepolitikker – overtræder rygepolitik mv.
  • Medarbejderen er illoyal overfor kollegaer, ledelse eller virksomhed – spreder dårlig omtale.

Hvor længe er den gyldig?

Advarslens løbetid afhænger i høj grad af, hvor grov eller alvorlig en forseelse der er tale om. Ved små forseelser vil advarslen miste sin virkning i løbet af 4-6 måneder, mens alvorlige forseelser gælder i længere tid. Arbejdsgiver kan i den skriftlige meddelelse angive løbetiden.  

Hvordan skriver man en skriftlig advarsel?

Der er ingen specifikke krav til, hvordan en skriftlig advarsel skal se ud, og indholdet kan derfor variere. Meddelelsen skal dog altid indeholde;

  • En beskrivelse af det forhold, virksomheden er utilfreds med.
  • En beskrivelse af forventninger til medarbejderen.
  • En beskrivelse af de ansættelsesretslige konsekvenser, hvis medarbejderen fortsætter den konkrete adfærd.

Skabelon til skriftlig advarsel

En skriftlig advarsel bør altid være konkret og forståelig, men indholdet vil til enhver tid variere. Herunder har vi samlet de vigtigste punkter som en advarsel bør indeholde;

  • Dato
  • Oplysninger om medarbejder
  • Oplysninger om virksomhed
  • En beskrivelse af det specifikke problem hos medarbejderen.
  • En konkretbeskrivelse af, hvilke ændringer man forventer hos medarbejder.
  • En beskrivelse af virksomhedens tiltag til støtte for medarbejder.
  • Angivelse af ansættelsesretslige konsekvenser, hvis adfærden forbliver uændret.
  • Advarslens løbetid
  • Dato for opfølgningsmøde
  • Arbejdsgivers underskrift
  • Medarbejders underskrift

Kan medarbejder gøre indsigelse?

Hvis en medarbejder er uenig i grundlaget for advarslen, kan personen gøre indsigelse. I så fald skal arbejdsgiver kunne fremlægge bevis for det utilfredse forhold hos den ansatte. Arbejdsgiver skal desuden følge op på den skriftlige advarsel, så den ikke mister sin gyldighed og forældes.  

Brug for hjælp?

Overvejer du at give en advarsel til en medarbejder, eller er du nået til et punkt, hvor du måske overvejer en afskedigelse, kan det være fornuftigt at søge rådgivning først. Ved en uberettiget opsigelse eller bortvisning, kan det nemlig få store økonomiske konsekvenser for din virksomhed.